Polityka prywatności
Niniejszy dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy za pośrednictwem tej strony i w kontaktach handlowych, po co je przetwarzamy, jak długo je przechowujemy i jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Realizuje obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 RODO.
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Hermetia Sp. z o.o., prowadząca działalność pod marką Leila Group, z siedzibą w Warszawie, ul. Marszałkowska 55/73/39, 00-676 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001041999, NIP 7011150391.
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem office@leilagroup.pl lub pisemnie na adres siedziby.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Nie mamy takiego obowiązku, ponieważ nasza działalność nie polega na przetwarzaniu danych na dużą skalę ani na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób.
2. Skąd mamy Państwa dane
Dane pozyskujemy:
- bezpośrednio od Państwa — z formularza kontaktowego na tej stronie, z korespondencji e-mail, z rozmów telefonicznych oraz z dokumentów wymienianych przy zawieraniu i realizacji umów;
- od Państwa pracodawcy lub zleceniodawcy — jeżeli reprezentują Państwo kontrahenta, jego dane kontaktowe (imię, nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i telefon) otrzymujemy od tego podmiotu lub z publicznie dostępnych źródeł;
- z rejestrów publicznych — KRS, CEIDG, biała lista podatników VAT, rejestry weterynaryjne — w zakresie weryfikacji kontrahenta.
3. Jakie dane przetwarzamy
Z formularza kontaktowego: nazwa firmy, imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wskazana kategoria surowca oraz treść wiadomości. Podanie imienia i nazwiska, adresu e-mail i treści wiadomości jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi; pozostałe pola są dobrowolne.
W relacjach handlowych: dane identyfikacyjne i kontaktowe osób reprezentujących kontrahenta, dane rejestrowe firmy, dane rozliczeniowe oraz informacje zawarte w dokumentacji przewozowej i weterynaryjnej.
4. Po co i na jakiej podstawie prawnej
| Cel | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie handlowe i prowadzenie korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i prowadzeniu działalności | do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zapytanie doprowadzi do zawarcia umowy |
| Podjęcie działań przed zawarciem umowy i jej wykonanie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędność do wykonania umowy lub działań poprzedzających jej zawarcie | przez czas trwania umowy |
| Wypełnienie obowiązków podatkowych i rachunkowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową | 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy |
| Dokumentacja obrotu ubocznymi produktami pochodzenia zwierzęcego oraz identyfikowalność partii | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z rozporządzeniem (WE) nr 1069/2009 i rozporządzeniem (UE) nr 142/2011 | co najmniej 2 lata od daty wysyłki, zgodnie z wymogami dokumentacyjnymi |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes | do upływu terminu przedawnienia roszczeń, zwykle 3 lub 6 lat |
| Zapewnienie bezpieczeństwa serwera i strony | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes | zgodnie z polityką dostawcy hostingu, zwykle do 12 miesięcy |
5. Komu przekazujemy dane
Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, które są nam niezbędne do prowadzenia działalności:
- dostawcy hostingu i poczty elektronicznej,
- biuro rachunkowe i doradcy podatkowi,
- kancelarie prawne — w razie sporu,
- przewoźnicy i spedytorzy — w zakresie danych niezbędnych do realizacji dostawy,
- organy publiczne — w tym Inspekcja Weterynaryjna oraz organy podatkowe, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
Każdy podmiot przetwarzający dane na nasze zlecenie robi to na podstawie umowy powierzenia i wyłącznie w zakresie, jaki wynika z naszych poleceń.
Strona i poczta są utrzymywane na serwerach naszego dostawcy hostingu zlokalizowanych w Polsce. Poza wskazanym niżej pobieraniem krojów pisma nie przekazujemy danych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
6. Jak długo przechowujemy dane
Okresy wskazano w tabeli w punkcie 4. Gdy do tych samych danych stosuje się kilka podstaw, przechowujemy je przez najdłuższy z wymienionych okresów. Po jego upływie dane usuwamy lub anonimizujemy.
7. Jakie prawa Państwu przysługują
Mają Państwo prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii — art. 15 RODO;
- sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych — art. 16 RODO;
- usunięcia danych — art. 17 RODO, o ile nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny;
- ograniczenia przetwarzania — art. 18 RODO;
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody — art. 20 RODO;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie — art. 21 RODO.
Żądanie prosimy kierować na adres office@leilagroup.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.
8. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz do zawarcia i wykonania umowy. Bez adresu e-mail nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć. W zakresie wynikającym z przepisów podatkowych oraz przepisów o ubocznych produktach pochodzenia zwierzęcego podanie danych jest wymogiem ustawowym.
9. Pliki cookie i dane techniczne
Ta strona nie używa plików cookie ani innych technologii zapisujących dane w Państwa przeglądarce. Nie korzystamy z narzędzi analitycznych, nie osadzamy skryptów śledzących i nie prowadzimy profilowania.
Strona pobiera kroje pisma z serwerów Google Fonts. Przy takim pobraniu do Google trafia Państwa adres IP oraz informacja o przeglądarce — jest to techniczna konsekwencja wczytania pliku z zewnętrznego serwera. Odbywa się to na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a naszym uzasadnionym interesem jest zachowanie spójnej typografii serwisu. Google LLC ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych i uczestniczy w programie Data Privacy Framework, co Komisja Europejska uznała za zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych.
Serwer zapisuje standardowe logi dostępu — adres IP, datę i godzinę zapytania, adres żądanego zasobu, typ przeglądarki. Służą one wyłącznie diagnostyce i bezpieczeństwu.
10. Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Państwa sytuację.
11. Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować, gdy zmienią się przepisy albo sposób, w jaki przetwarzamy dane. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a data jej obowiązywania widnieje na początku dokumentu.